Pluton Consulting automatise la lecture et le traitement des factures grâce à la reconnaissance de caractères (OCR), à l’IA et aux outils d’automatisation. Les solutions sont adaptées à vos documents, vos circuits de validation et vos logiciels de gestion.
Moins de saisie, des informations mieux structurées et davantage de temps pour vos équipes administratives.
Pourquoi automatiser la lecture des factures ?
Réceptionner, ouvrir, identifier le fournisseur, relever références et dates, recopier les montants, vérifier la TVA, rapprocher la commande, transmettre pour validation, saisir, classer : réalisées à la main, ces opérations prennent du temps et peuvent générer des erreurs.
Comment ça fonctionne
LE PARCOURS D’UNE FACTURE
Facture reçue
PDF, image, format structuré
OCR et IA
Extraction des informations
Contrôles
Incohérences, données manquantes
Validation
Selon vos procédures
Transmission
ERP, logiciel comptable, classement
Étape assistée ou automatiséeValidation par les équipes
OCR
Convertit en texte les informations d’un document numérisé ou d’une image.
Extraction intelligente
Fournisseur, numéro, dates, montants HT, TVA, TTC, références de commande, lignes de facturation selon la structure du document.
Contrôles
Détection de certaines incohérences ou données manquantes.
Transmission
Vers vos applications de gestion ou de comptabilité, lorsque les interfaces le permettent.
Ce que l’on peut automatiser
Extraction des données
Informations fournisseur, de facturation, données financières, lignes de facture lorsque la qualité le permet, références de commande, de chantier ou de projet. Les données sont contrôlées avant toute utilisation engageante.
Saisie
Préparer les données pour leur intégration dans un logiciel, en gardant la possibilité de vérifier et corriger.
Classement
Identifier les documents reçus par email, portail ou espace documentaire, nommer les fichiers, les organiser par fournisseur et les associer aux dossiers.
Rapprochement factures et commandes
Rechercher la commande, rapprocher références, quantités et montants, identifier les écarts et préparer la demande de validation.
Intégration aux logiciels de gestion
ERP, logiciels comptables, gestion fournisseurs, espaces documentaires, applications de validation, selon les API et connecteurs disponibles.
Voir aussi : Intégration IA aux logiciels métiersCircuits de validation
Orientation selon des règles définies, signalement des manques, suivi des statuts, notifications. Les décisions de validation et de paiement restent encadrées par vos règles.
Par secteur
BTP
Matériaux, fournitures, sous-traitance : références de chantier, organisation par dossier, rapprochements. IA pour le BTP
PME industrielles
Approvisionnements, fournisseurs, préparation des données pour l’ERP. IA pour PME industrielles
Entreprises de services
Centralisation, extraction, classement, validations.
Fiabilité, confidentialité et facturation électronique
L’OCR et l’IA peuvent commettre des erreurs, notamment sur les documents de mauvaise qualité, les tableaux complexes, les montants, les taux de TVA ou les formats inhabituels. Les performances s’évaluent sur vos factures réelles, avec contrôles et validation humaine pour les opérations sensibles.
Accès, données transmises aux services tiers, stockage, durées de conservation et procédures de validation sont définis selon le projet.
La lecture automatique et la facturation électronique sont deux sujets distincts : une solution OCR ou IA ne constitue pas, à elle seule, un dispositif de conformité. Les obligations applicables se vérifient séparément.
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